Цитата из книги «Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя»

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Виды номенклатуры дел: 1. Типовые; 2. Примерные; 3. Индивидуальные. Типовая номенклатура дел – это нормативный документ, который составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию. Примерная номенклатура дел – носит рекомендательный характер и устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые она распространяется. Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которую должна иметь каждая организация. Требования к номенклатуре дел: 1. Она должна охватить все документы организации. Если в течение года появляются дела, не предусмотренные номенклатурой дел, они дописываются в соответствующий раздел под резервным номером; 2. В одном деле не должны быть документы постоянного и временного срока хранения, так как у них разная обработка, соответственно и разная судьба; 3. Заголовок каждого дела должен четко отражать содержание хранящихся в деле документов. Номенклатура дел позволяет классифицировать документы, группировать их в дела. Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. 1-ый экземпляр номенклатуры дел хранится в сейфе, 2-ой экземпляр – у секретаря руководителя или в службе ДОУ, 3-ий экземпляр – в архиве. Один экземпляр секретарь распечатывает и отдает структурным подразделениям (разделы номенклатуры дел, относящиеся непосредственно к каждому структурному подр азделению). Номенклатура дел способствует решению следующих важных вопросов в работе с документами: – регистрации; – систематизации документов; – учету; – экспертизе ценности: а) отбору на хранение; б) отбору на уничтожение.